Na jakiej podstawie prawnej można oddelegować pracownika do innego lokalu?

Wyobraź sobie taką sytuację: pracujesz jako kelner w restauracji na Mokotowie od trzech lat. Znasz menu na pamięć, masz stałych gości, dojazd zajmuje ci 15 minut. Pewnego dnia manager informuje cię, że od przyszłego tygodnia masz pracować w nowym lokalu sieci na Woli – 45 minut dalej od twojego domu, w godzinach, które kolidują z odbieraniem dziecka z przedszkola. Czy musisz się zgodzić? Co możesz zrobić, jeśli odmówisz?

Przeniesienie pracownika do innego lokalu wymaga co do zasady jego zgody lub zastosowania wypowiedzenia zmieniającego. Miejsce wykonywania pracy jest istotnym elementem umowy o pracę (art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), dlatego jego zmiana nie może nastąpić jednostronnie przez pracodawcę. Ten artykuł wyjaśnia krok po kroku, jakie masz prawa i jak z nich korzystać.

Warto rozróżnić dwie sytuacje. Jeśli w umowie o pracę miejsce pracy określono szeroko – na przykład jako „Warszawa" lub „lokale firmy X na terenie województwa mazowieckiego" – przeniesienie między placówkami w tym obszarze nie stanowi zmiany warunków umowy i nie wymaga zgody pracownika. Natomiast gdy umowa wskazuje konkretny adres lokalu, przeniesienie służbowe do innej placówki wymaga porozumienia stron (aneksu) lub wypowiedzenia zmieniającego.

Często mylony z tą sytuacją jest art. 42 § 4 Kodeksu pracy, który pozwala na czasowe powierzenie innej pracy. Zgodnie z oficjalnym stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy, przepis ten umożliwia powierzenie pracownikowi innego rodzaju pracy niż określona w umowie, ale w tym samym miejscu pracy. Nie stanowi on podstawy do jednostronnej zmiany lokalizacji – pozwala zmienić rodzaj obowiązków, nie adres ich wykonywania. To kluczowe narzędzie elastycznego zarządzania kadrami w branży gastronomicznej i hotelarskiej, które pomaga ograniczyć rotację pracowników, ale jego zakres jest ściśle ograniczony.

W praktyce oznacza to, że oddelegowanie pracownika do innego miejsca pracy wymaga albo odpowiednio szerokiego zapisu w umowie, albo zgody pracownika, albo formalnej procedury wypowiedzenia zmieniającego. Czasowe oddelegowanie pracownika bez tych elementów może zostać zakwestionowane przed sądem pracy.

Jakie warunki muszą być spełnione przy przeniesieniu do innego lokalu w 2026 roku?

Legalne przeniesienie pracownika do innego lokalu musi spełniać określone warunki, które zależą od trybu jego dokonania. Jeśli stosujemy porozumienie stron lub wypowiedzenie zmieniające, kluczowe jest zachowanie zasady niepogarszania sytuacji pracownika bez uzasadnionej przyczyny.

Porozumienie stron (aneks do umowy)

Przy porozumieniu stron pracownik dobrowolnie zgadza się na zmianę miejsca pracy. W takim przypadku strony mogą swobodnie ustalić warunki, w tym okres przeniesienia i ewentualne dodatkowe świadczenia. To najprostsza i najczęściej stosowana forma w branży gastronomicznej, gdzie pracownicy często sami wnioskują o zmianę lokalu bliżej domu.

Wypowiedzenie zmieniające

Wypowiedzenie zmieniające stosuje się, gdy pracownik nie wyraża zgody na zmianę – wtedy pracodawca musi podać przyczynę zmiany, a pracownik ma prawo odmówić przyjęcia nowych warunków. Odmowa skutkuje rozwiązaniem umowy po upływie okresu wypowiedzenia. Warto pamiętać, że pracownik ma czas do połowy okresu wypowiedzenia na podjęcie decyzji – jeśli nie złoży oświadczenia o odmowie, uznaje się, że zaakceptował nowe warunki.

„Pracodawcy często zapominają, że wypowiedzenie zmieniające to pełnoprawne wypowiedzenie umowy o pracę, które podlega tym samym rygorom co zwykłe wypowiedzenie" – wyjaśnia dr Monika Gładoch, radca prawny specjalizująca się w prawie pracy. „Oznacza to, że musi zawierać uzasadnienie, pouczenie o prawie odwołania do sądu, a w przypadku umów na czas nieokreślony – także konsultację ze związkami zawodowymi."

Niezależnie od trybu, kucharz przeniesiony do innego lokalu powinien nadal wykonywać pracę zgodną ze swoimi kwalifikacjami zawodowymi. Podobnie kelner czy barman powinni wykonywać zadania odpowiadające ich stanowisku, a pomoc kuchenna nie powinna być kierowana do obsługi gości.

Wynagrodzenie za pracę w nowym lokalu nie powinno być niższe niż dotychczasowe, chyba że pracownik świadomie zgodzi się na inne warunki. Od stycznia 2026 roku płaca minimalna wynosi 4806 zł brutto, co stanowi absolutne minimum przy wszelkich rozliczeniach. Więcej o aktualnych stawkach i zasadach ich ustalania przeczytasz w artykule o jawności wynagrodzeń w Polsce.

Warto pamiętać o różnicach między umową o pracę a umową zlecenie – opisane zasady dotyczą wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy.

Czy każdy pracownik może zostać przeniesiony do innej placówki?

Nie – niektóre grupy chronione mają prawo odmówić przeniesienia poza stałe miejsce pracy bez żadnych konsekwencji. To jedna z najważniejszych informacji dla rodziców małych dzieci pracujących w gastronomii i hotelarstwie.

Ochrona rodzica dziecka do lat 8

Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia nie może być delegowany poza stałe miejsce pracy bez swojej wyraźnej zgody. Ta zasada wynika z art. 178 § 2 Kodeksu pracy, znowelizowanego w ramach wdrożenia dyrektywy work-life balance. Przepisy w obecnym kształcie obowiązują od 26 kwietnia 2023 roku – wcześniej ochrona ta dotyczyła rodziców dzieci do lat 4.

„Pracodawcy często nie zdają sobie sprawy, że ochrona rodzica dziecka do lat 8 dotyczy także krótkotrwałych delegacji, nie tylko stałej zmiany miejsca pracy" – podkreśla Główny Inspektorat Pracy w swoich materiałach informacyjnych. „Wystarczy jeden wyjazd służbowy bez zgody pracownika, by narazić firmę na konsekwencje prawne."

Inne grupy chronione

Podobna ochrona przed delegowaniem poza stałe miejsce pracy dotyczy:

• kobiet w ciąży (ochrona bezwzględna – nie można delegować nawet za zgodą),
• osób sprawujących opiekę nad członkiem rodziny wymagającym stałej pomocy.

W przypadku tych grup pracowników samo polecenie służbowe dotyczące pracy poza stałym miejscem nie jest wiążące – pracodawca musi uzyskać wyraźną zgodę pracownika. Dotyczy to zarówno delegowania w rozumieniu podróży służbowej, jak i formalnej zmiany miejsca pracy.

Co grozi pracodawcy za naruszenie tych przepisów?

Elastyczna organizacja pracy to prawo, nie przywilej. Pominięcie zgody rodzica dziecka do lat 8 może zostać zakwalifikowane jako naruszenie przepisów prawa pracy i skutkować:

• grzywną od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 5 KP),
• odpowiedzialnością przed sądem pracy,
• obowiązkiem wypłaty odszkodowania pracownikowi.

Oddelegowanie pracownika do innego pracodawcy – na przykład do spółki powiązanej kapitałowo – wymaga zawsze zgody pracownika i odrębnej podstawy prawnej, najczęściej w formie porozumienia trójstronnego lub czasowego „wypożyczenia" pracownika.

Jak rozliczyć koszty dojazdu przy zmianie miejsca pracy?

Kwestia rozliczenia kosztów zależy od tego, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, czy ze zmianą miejsca pracy w umowie. To dwa różne mechanizmy prawne z odmiennymi konsekwencjami finansowymi – i niestety, dla wielu pracowników oznaczającymi realne straty.

Podróż służbowa (delegacja)

Podróż służbowa ma miejsce, gdy pracownik wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością siedziby pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy określonym w umowie (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). W takim przypadku przysługują mu należności na pokrycie kosztów:

• diety za czas delegacji (45 zł za dobę w kraju od marca 2023),
• zwrot kosztów przejazdu,
• ryczałt za nocleg lub zwrot faktycznych kosztów.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych traktuje te świadczenia jako nieopodatkowane, pod warunkiem że mieszczą się w ustawowych limitach.

Zmiana stałego miejsca pracy

Natomiast gdy dochodzi do formalnej zmiany miejsca pracy (przez aneks lub wypowiedzenie zmieniające), pracownik wykonuje pracę w nowym stałym miejscu – nie jest to podróż służbowa i diety nie przysługują z mocy prawa. Pracodawca może jednak dobrowolnie przyznać dodatkowe świadczenia.

Ile realnie tracisz przy zmianie lokalu? Przykładowa kalkulacja

Poniższa tabela pokazuje rzeczywiste koszty, jakie ponosi pracownik przy zmianie lokalu w obrębie Warszawy:

Przy płacy minimalnej 4806 zł brutto (około 3606 zł netto), dodatkowe 110 zł miesięcznie stanowi ponad 3% wynagrodzenia netto. W skali roku to 1320 zł – kwota, którą warto podnieść w negocjacjach z pracodawcą. Do tego dochodzi 22 godziny miesięcznie straconego czasu – prawie 3 dni robocze.

Kiedy możesz negocjować dodatek?

Gdy lokal docelowy znajduje się w tej samej miejscowości co dotychczasowy, a miejsce pracy w umowie określono właśnie jako tę miejscowość, zmiana lokalu nie wymaga formalnej procedury. Pracodawca powinien jednak rozważyć zwrot zwiększonych kosztów dojazdu, jeśli pracownik musi ponosić wyższe wydatki na transport. Wynika to z zasady dbałości o interes pracownika (art. 94 pkt 4 KP) – znacząco wyższe koszty dojazdu realnie obniżają wynagrodzenie.

To argument negocjacyjny, nie roszczenie prawne. Warto jednak go podnieść, szczególnie w branży gastronomicznej, gdzie rotacja pracowników jest problemem pracodawców. Praca w gastronomii w Warszawie daje obecnie pracownikom silną pozycję negocjacyjną ze względu na deficyt rąk do pracy.

Jak zaplanować grafik i ewidencję czasu pracy w nowym lokalu?

Przy zmianie miejsca pracy konieczne jest zachowanie wszystkich norm czasu pracy. To obowiązek pracodawcy, ale warto znać te zasady, by móc zweryfikować, czy są przestrzegane.

Nieprzekraczalne normy odpoczynku

Harmonogram czasu pracy w nowej placówce musi uwzględniać:

• minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego,
• minimum 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.

Szczególną uwagę należy zwrócić na okres przejściowy, gdy pracownik kończy pracę w jednym lokalu i zaczyna w drugim. Czas dojazdu między placówkami – jeśli pracownik wykonuje zadania w obu lokalizacjach tego samego dnia – może w określonych sytuacjach wliczać się do czasu pracy.

Praca w porze nocnej

Warto też pamiętać o prawidłowym rozliczaniu dodatku za godziny nocne, jeśli grafik w nowym lokalu obejmuje pracę w porze nocnej (zazwyczaj 22:00-6:00). Od stycznia 2026 roku, przy płacy minimalnej 4806 zł, dodatek nocny wynosi około 6,01 zł za godzinę – to więcej niż w 2025 roku.

Ewidencja czasu pracy przy wielu lokalizacjach

W 2026 roku standardem jest elektroniczna ewidencja czasu pracy. System RCP powinien być zintegrowany między wszystkimi lokalizacjami firmy, aby czas pracy z różnych miejsc sumował się automatycznie. Brak takiej integracji często prowadzi do:

• błędów w naliczaniu godzin nadliczbowych,
• nieprawidłowego rozliczenia norm odpoczynku,
• problemów z udokumentowaniem przepracowanych godzin.

Kadra kierownicza i managerowie restauracji odpowiedzialni za zarządzanie personelem muszą pamiętać, że nawet przy czasowej zmianie lokalizacji wszystkie przepisy o czasie pracy obowiązują bez wyjątków.

Jakiej dokumentacji potrzebuje firma przy przeniesieniu pracownika do innego lokalu?

Zakres wymaganej dokumentacji zależy od sposobu dokonania zmiany miejsca pracy oraz od tego, jak miejsce pracy zostało określone w umowie. W każdym przypadku warto zadbać o pisemne potwierdzenie ustaleń dla celów dowodowych – dotyczy to zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Scenariusz 1: Szerokie określenie miejsca pracy w umowie

Jeśli miejsce pracy w umowie określono szeroko (np. „Warszawa" lub „lokale sieci X") i pracownik ma wykonywać pracę w innym lokalu w ramach tego samego obszaru, wystarczy:

• pisemne polecenie służbowe wskazujące nową lokalizację,
• może to być dokument papierowy, e-mail lub wpis w systemie HR.

Taka zmiana nie stanowi modyfikacji warunków umowy, więc nie wymaga aneksu. Jednak jako pracownik masz prawo poprosić o pisemne potwierdzenie – dla własnego bezpieczeństwa.

Scenariusz 2: Zmiana wykraczająca poza zakres umowy

Gdy zmiana miejsca pracy wykracza poza zakres określony w umowie, konieczne jest:

• porozumienie zmieniające (aneks) podpisane przez obie strony, lub
• wypowiedzenie zmieniające – w przypadku braku zgody pracownika.

Wypowiedzenie zmieniające musi zawierać:

• przyczynę zmiany warunków,
• pouczenie o prawie odmowy,
• informację o konsekwencjach odmowy (rozwiązanie umowy),
• pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.

Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia

W każdym przypadku pracodawca powinien zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia wymaganą przez art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Przepisy nakazują poinformować pracownika o zmianie warunków zatrudnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym zmiana zaczyna obowiązywać.

E-dokumentacja – czy jest ważna?

E-dokumentacja jest w pełni akceptowana przez Państwową Inspekcję Pracy i sądy. Orzecznictwo Sądu Najwyższego potwierdza, że wewnętrzne procedury HR prowadzone elektronicznie mają pełną moc dowodową, pod warunkiem że pracownik ma do nich dostęp i możliwość wydruku. Dział administracji biurowej powinien zadbać o właściwe archiwizowanie tych dokumentów zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej.

Co grozi pracownikowi za odmowę przeniesienia do innego lokalu?

Konsekwencje odmowy zależą od tego, czy żądanie pracodawcy było zgodne z prawem i w jakim trybie zostało przedstawione. Nie każda odmowa stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych – warto znać różnicę.

Odmowa przy wypowiedzeniu zmieniającym

Jeśli pracodawca zastosował wypowiedzenie zmieniające, pracownik ma pełne prawo odmówić przyjęcia nowych warunków. W takim przypadku:

• umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia,
• nie jest to zwolnienie dyscyplinarne ani naruszenie obowiązków,
• pracownik może odwołać się do sądu pracy, kwestionując zasadność lub zgodność z prawem wypowiedzenia.

Odmowa przyjęcia nowych warunków przy wypowiedzeniu zmieniającym to legalne prawo pracownika, nie przewinienie.

Odmowa przy szerokim określeniu miejsca pracy

Gdy miejsce pracy w umowie określono szeroko i pracownik odmawia wykonywania pracy w innym lokalu mieszczącym się w tym zakresie, może to zostać uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych. W takiej sytuacji pracodawca może zastosować:

• karę porządkową (upomnienie, naganę) – warto zapoznać się z konsekwencjami udzielenia nagany w pracy,
• w skrajnych przypadkach uporczywej odmowy – zwolnienie dyscyplinarne.

Kiedy odmowa jest legalna?

Pracownik może legalnie odmówić przeniesienia, jeśli:

• żądanie pracodawcy wykracza poza zakres miejsca pracy określonego w umowie (a nie zastosowano wypowiedzenia zmieniającego),
• pracownik należy do grupy chronionej (rodzic dziecka do lat 8, kobieta w ciąży) i nie wyraził zgody,
• przeniesienie narusza inne przepisy prawa pracy (np. normy czasu pracy, zasady BHP).

Państwowa Inspekcja Pracy może zbadać sprawę na wniosek pracownika. Granice posłuszeństwa pracownika wyznacza prawo, nie jednostronna wola przełożonego. Zwolnienie dyscyplinarne za odmowę wykonania polecenia niezgodnego z prawem będzie uznane za bezpodstawne i może skutkować przywróceniem do pracy lub odszkodowaniem.

Checklista: 7 pytań przed zgodą na przeniesienie do innego lokalu

Zanim podpiszesz aneks lub wyrazisz zgodę na przeniesienie, zadaj pracodawcy poniższe pytania. Zapisz odpowiedzi na piśmie lub poproś o potwierdzenie mailowe – mogą być przydatne w przypadku sporu.

☐ Czy zmiana jest tymczasowa czy stała? Jeśli tymczasowa – na jaki dokładnie okres? Czy to będzie zapisane w aneksie?

☐ Jak określono miejsce pracy w mojej obecnej umowie? Czy rzeczywiście potrzebuję aneksu, czy wystarczy polecenie służbowe?

☐ Czy wynagrodzenie pozostanie takie samo? Czy wszystkie składniki (podstawa, premie, dodatki) będą identyczne?

☐ Czy firma pokryje zwiększone koszty dojazdu? Jeśli tak – w jakiej formie (ryczałt, zwrot biletów, dodatek)?

☐ Jak będzie wyglądał grafik w nowym lokalu? Czy godziny pracy będą takie same? Czy będzie więcej pracy w weekendy/noce?

☐ Co się stanie, jeśli nie wyrażę zgody? Czy pracodawca zastosuje wypowiedzenie zmieniające? Jakie będą konsekwencje?

☐ Czy jako rodzic dziecka do lat 8 muszę się zgadzać? Jeśli należysz do grupy chronionej, upewnij się, że pracodawca o tym wie.

Podsumowanie: jak świadomie podejmować decyzje o zmianie lokalu

Znajomość swoich praw to podstawa świadomego funkcjonowania na rynku pracy. Zanim podpiszesz jakąkolwiek umowę o pracę, sprawdź jak określono w niej miejsce pracy:

• Wąskie określenie (konkretny adres, np. „ul. Marszałkowska 10, Warszawa") daje ci większą ochronę przed jednostronnym przeniesieniem – pracodawca musi uzyskać twoją zgodę lub zastosować wypowiedzenie zmieniające.

• Szerokie określenie (np. „lokale firmy na terenie Warszawy") daje pracodawcy większą elastyczność – może przenosić cię między placówkami bez formalnej procedury.

Świadomy wybór na etapie podpisywania umowy może zaoszczędzić ci problemów w przyszłości. Jeśli zależy ci na stabilności miejsca pracy, negocjuj wąskie określenie lokalizacji. Jeśli cenisz elastyczność i możliwość zmiany otoczenia – szerokie określenie może ci odpowiadać.

Pamiętaj też, że jako rodzic dziecka do 8 roku życia masz szczególną ochronę – pracodawca nie może cię delegować poza stałe miejsce pracy bez twojej wyraźnej zgody, niezależnie od zapisów w umowie.

Bibliografia

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.), w szczególności art. 29 § 1 pkt 2 (elementy umowy o pracę), art. 42 (wypowiedzenie zmieniające), art. 77⁵ (podróż służbowa), art. 178 § 2 (ochrona pracowników-rodziców).

2. Florek L. (red.), Kodeks pracy. Komentarz, wyd. 8, Wolters Kluwer, Warszawa 2023 – kompleksowy komentarz do przepisów Kodeksu pracy z omówieniem orzecznictwa dotyczącego zmiany miejsca pracy i delegowania pracowników.

3. Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie stosowania art. 178 § 2 KP po nowelizacji wdrażającej dyrektywę work-life balance – interpretacja przepisów dotyczących ochrony rodziców dzieci do lat 8.

4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1242) – aktualne stawki wynagrodzenia minimalnego obowiązujące od 1 stycznia 2026 r.

5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 96/08 – orzeczenie dotyczące rozumienia pojęcia „miejsce pracy" w umowie o pracę i dopuszczalności jego szerokiego określenia; kluczowe dla oceny, kiedy przeniesienie wymaga zgody pracownika.